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【GAS】Googleフォームの回答をメール通知する方法

gas send mail
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こんにちは!
せのり(@senoriblog)です。

今回はGoogleフォームの回答をメール通知する方法を紹介します。

Googleフォームでメール通知する方法は2通りあります。

  • ①Googleフォームの標準機能を使う方法
  • ②GASを使う方法

①はGoogleフォームの標準機能で簡単に実現できます。
②はGoogleフォームとGoogle Apps Script(GAS)を連携させてメール送信する方法です。

①は簡単に実現できますが、Googleフォームの作成者にしかメール送信できません。
フォームの作成者以外にも送信したり、回答内容で送信先を分けたい場合などは、
②の方法で実現することになります。

今回は①・②のパターンを紹介していきます。
では画像付きで細かく見ていきましょう。

Googleフォームの標準機能を使う方法

まずは、「Googleフォームの標準機能を使う方法」を紹介します。

「標準機能でメール通知する」には以下の2Stepで完了です。

  • Step1.「新しい回答についてのメール通知を受け取る」の設定を行う
  • Step2.動作確認

「新しい回答についてのメール通知を受け取る」の設定を行う

前回作成した稟議書のGoogleフォームを利用します。

form sample

前回のフォームを確認したい方はこちらから!

Googleフォームの編集画面上部の「回答」タブをクリックします。
次に「新しい回答についてのメール通知を受け取る」をクリックします。

form mail

クリックすると画面左下「メール通知が有効」の旨のメッセージが表示されます。

Googleフォームのメール通知設定は以上です。
次に回答内容がメール通知されるか動作確認してみましょう。

動作確認

Googleフォームに戻り、「プレビュー」アイコンをクリックします。

form preview

別タブでフォームが開くので、回答を入力して「送信」ボタンをクリックします。

mail test

form answer

しばらく待つと、Googleの専用アドレスから回答があった旨のメールを受信します。

answer mail

「概要を表示」ボタンをクリックすると、別タブでフォームの回答画面が表示されます。

check answer

プルダウン形式の質問では、回答比率をグラフ化してくれるので、アンケート結果をまとめるのに使えそうですね!
右上の「グラフをコピー」から簡単にコピーすることができます。

answer graph

GASを使う方法

次に「GASを使う方法」を紹介します。

「GASでメール通知する」には以下の5Stepで完了です。

  • Step1.Googleフォームからスプレッドシートを作成する
  • Step2.スプレッドシートからGASプロジェクトを作成する
  • Step3.GASのコーディングを行う
  • Step4.トリガーを設定する
  • Step5.動作確認

Googleフォームからスプレッドシートを作成する

Googleフォームの編集画面上部の「回答」タブをクリックして、「スプレッドシート」の緑色のアイコンをクリックします。

google form

・「新しいスプレッドシートを作成」か「既存のスプレッドシートを選択」を選択する
Googleフォームと連携するスプレッドシートを選択します。
これはどちらでも構いませんが、今回は新しいスプレッドシートを作成します。

link spread

「作成」をクリックすると、別タブでスプレッドシートが開きます。
1行目にGoogleフォームの各セクションのタイトルが初期設定されています。

new spread

スプレッドシートからGASプロジェクトを作成する

スプレッドシートの「ツール」>「スクリプトエディタ」を選択します。

script open

別タブで「無題のプロジェクト」が表示されます。
ここにGASのコーディングを行っていきます。

init project

GASのコーディングを行う

ここからGASのコーディングを行っていきましょう。

まずはプロジェクト名を変更します。

左上の「無題のプロジェクト」をクリックすると、編集ダイアログが表示されて、プロジェクト名を編集できます。
ここでは、フォーム名に合わせて「購入伺い申請フォーム」としました。
プロジェクト名は何でも構いませんので、ご自身が好きなように設定してください。

edit project

次に以下のプログラムを貼り付けて下さい。

トリガーを設定する

GASのコーディングが完了したら、トリガーを設定しましょう。
トリガーは「GASをどんなタイミングで動作させるか」を設定する機能です。

プログラムを作成しただけでは動作しないので、動かすタイミングを設定する必要があります。
プロジェクト画面の「編集」タブ>「現在のプロジェクトのトリガー」と進みます。

project trigger

別タブでトリガーの設定画面が開きます。
画面右下の「トリガーを追加」をクリックします。

form trigger

追加するトリガーの設定画面が表示されるので、赤枠内の設定を変更します。

  • 実行する関数を選択 :作成したGASの関数名を選択します。今回はsendformです。
  • イベントの種類を選択:Googleフォームの回答送信時にGASを起動したいので、「フォーム送信時」を選択します。
  • エラー通知設定   :こちらは必須ではありませんが、GASエラー時のメール通知タイミングを設定できます。

変更が完了したら、右下の「保存」ボタンをクリックしてください。

form trigger

設定したトリガーが一覧に表示されます。

set trigger

まとめ

今回はGoogleフォームの回答をスプレッドシートに記録する方法を紹介しました。

Googleフォームは誰でも簡単に作成することができて、社内でもアンケートやeラーニングなどに活用されています。
ただ、簡単にできるということは裏を返せば複雑な処理はできないことを意味します。

複雑な処理をするためにはGoogle Apps Script(GAS)でプログラムを組み込むことが必要になります。
今回は業務利用を想定した稟議書を作成したので、次回以降は承認者が「承認」「却下」できるようなワークフローシステムの作り方を紹介しようと思います!

良ければ見ていってください!

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